Tietohallinnon ja HR:n Sputnik-hetki

Rome

 

Tietohallinnon rooli, prosessijohtaminen ja HR-käytännöt. Kaikki alueita, joissa tarvitaan 3P-kuuri: Pöllytystä, Pölytystä ja Poisoppimista. Vuosien aikana rakentuneet siilot ja osaoptimoidut toimintatavat eivät tue kasvua, kilpailukykyä, uudenlaisia työn tekemisen tapoja eivätkä juuri innovointiakaan.

IT:n tehtävät eivät ole enää pitkään aikaan olleet pelkkää infrastruktuurista huolehtimista ja servereiden halailua. Yhtä vähän HR:n tehtävät rajoittuvat vain sisäiseen viestintään, rekrytointiin ja lainkirjaimen toteutumisen vahtimiseen. Mukavuusalueelle on kuitenkin helppo jämähtää. Molemmilla ammattilaisjoukoilla on edessään transformaatio sosiaalisempaan toimintatapaan. Kestävyys- ja nopeustestit odottavat.

Inhimillinen IT & Näkyvä HR?

Ystäväni Chris Dancy evankelioi ns. Social IT:sta eli yhdistelmästä tietotyöläisen yhteisöllisessä toimintatavassa tarvittavia taitoja, tietoja, työkaluja ja käyttäytymismalleja. Samoilla linjoilla on Dachis Groupin Lee Bryant, joka sanoo

”Corporate IT is ripe for re-invention and humanisation”.

Inhimillistäminen, ihana sana. Tähän viittasi myös Market-Vision Samuli Savo, joka kehotti Prosessipäivillä it-ammattilaisia tekemään asiakkaistaan onnellisia. “Pelkkä tyytyväisyys ei riitä, jos IT aikoo olla geimeissä mukana”, hän laukoi. Kirjoitin blogiini viime vuonna “More social IT would be less hated IT”, ja uskon siihen edelleen. Anteeksi, sorrun vielä kerran englannninkieliseen ilmaukseen: ”one-size fits all, top-down, command & control, no choice” –tyyppisesti tuotetut palvelut eivät enää istu ympäristöönsä.

Henkilöstöammattilainen jos joku on oikealla asialla kun puhutaan uudesta toimintakulttuurista, ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta ja verkostojen dynamiikasta. Juuri tätä osaamista on kehitettävä uusien liiketoimintamallien tukemiseksi ja kilpailukyvyn varmistamiseksi. Turhan monessa organisaatiossa HR ei kuitenkaan saa ääntään kuuluviin. Mikä siis mättää?

Disclaimer: Seuraavassa pohdinnassa yleistän reippaasti; ilahduttavia caseja, uutisia ja ammattilaisia löytyy paljon.

Mitkä asiat yhdistävät tietohallinnon ja henkilöstöhallinnon ammattilaisia? Salamana mieleeni tulee kolme yhtäläisyyttä näiden kahden ammattilaisjoukon välillä:

  • Suuri rakkaus huolella hiottuja prosesseja (ja kontrollia) kohtaan – check.
  • Molemmat toiminnot oleellisen tärkeitä liiketoiminnan tukiorganisaatioita – check.
  • Riskienhallinta ja tietoturva-asiat ovat korkealla prioriteetilla – check. 

Prosesseilla haetaan virheettömyyttä ja tehokkuutta. Tiukalla kontrollilla hyvää riskienhallintaa – ja varmaan mielenrauhaakin. Prosessit ja ihmiset paikoillaan ja kas, oikeanlaista outputtia liiketoiminnan hyödyksi pitäisi syntyä. Kaksi asiaa unohtuu:

  1. Megamuutosvauhti: liiketoimintaympäristö muuttuu nopeammin kuin kuvittelemme.
  2. Asiakkaat: asiakas nappasi vallan käsiinsä ja kuuntelee ketä tahtoo, tekee mitä tahtoo, milloin tahtoo ja kenen kanssa tahtoo.

Massiiviset megatrendit kuten pilvipalvelut, kuluttajistuminen, mobiliteetti ja sosiaalinen media eivät enää ole tulevaisuushörhöilyä HBR:n, Fast Companyn ja Wiredin sivuilla. Nämä trendit vaikuttavat juuri nyt erittäin vahvasti organisaatioiden toimintaan ja lähes jokaiseen toimialaan. Printti- ja mainosmedia uikuttavat jo ääneen, asiantuntijatalot juuri huomanneet perinteisen markkinoinnin tehottomuuden, ja vähittäiskaupan puolella ilmeisesti kuvitellaan Suomen olevan saari. Ville Tolvanen on blogissaan ruotinut vähittäiskaupan ‘ruususen unta’ herkullisesti. Mukavuusalueella kellumiselle tarvitaan stoppi. Taikuus tapahtuu siellä missä asiakkaat, kumppanit ja kilpailijat ovat, ei välttämättä siten ja siellä missä ennen menestyttiin.

Taudinkuvana oppimisahdistus

Vietin juuri kaksi mahtavaa päivää tietohallinnon ammattilaisten kanssa ja kävin lukuisia keskusteluja toimialaan vaikuttavista muutosvoimista. Olen hämmentynyt siitä vähättelyn määrästä, jota vielä kommenteissa kuulin mm. pilvipalveluita, kuluttajistumista ja etenkin sosiaalista mediaa kohtaan. Mobiliteetti tuntui jostain syystä olevan hiukan helpompaa käsitellä. (Kyllä, epätieteellinen otos ja metodi, random-keskustelut.)

Rohkenen silti väittää, että monia tietohallintoja ja HR-osastoja riivaa muutosvastarinta eli vakavanlaatuinen oppimisahdistus. Tämän ihanan ilmaisun kuulin Reino Myllymäeltä. Reinolla on toinenkin mainio käsite: muutostahto = elonjäämisahdistus eli vallitsevan tilan kyseenalaistaminen. Usein toimimme vasta kun uhka on jo ihan liki. Kontrollin menettäminen salpaa hengen.

Jokaisen it- & hr-ammattilaisen on hyvä seurata muutosvoimien vaikutuksia omaan työhönsä – eikä vain seurata vaan toimia. Rohkeasti kehittämään uusia liiketoimintaprosesseja- ja -malleja sekä uusia ketteriä hankinta- ja ohjelmistokehitysmalleja! Sosiaalinen media ei pure (jos et itse räksytä) ja pilvipalvelut usein turvallisempia kuin oma konesali. Työkalut eivät tietenkään auta yhtään mitään, jos asenne ja toiminta eivät ole linjassa.

Kaadatko sementtiä prosessiisi?

Moni perinteinen IT- ja HR-prosessi (esim. rekrytointi) sekä ohjelmistokehityksen vesiputousmalli ovat tiensä päässä. Liiketoimintaympäristö ja ihmiset eivät tanssi prosessisi mukaan. Tämän yrittäminen on kuin kaataisit sementtiä prosessiisi. Agile guru Lare Lekmanin mielestä vesiputousmalliin uskominen on sama kuin uskoisi joulupukkiin.

Uutta liiketoimintaympäristöä leimaa valtava tiedon määrä, vaikea ennustettavuus ja jatkuva muutos. Monissa organisaatioissa on jo kova yritys päällä ja onnistumisiakin. Totuus on silti karu, tässä joitakin lukuja maailmalta:

  • Optimointiyrityksistä huolimatta tietointensiiviset alat ovat vähemmän tehokkaita suorityskykymittauksissa verrattuna tuotannollisiin toimialoihin. (AIIM: Are we making the most of content-driven processes)
  • Arvioiden mukaan 20-50 % kollaboraatioksi laskettavasta työstä on edelleen tehotonta tai menee harakoille. (J. Seely Brown & J. Hagel in The Power of Pull)
  • IT-investoinneista 95%:ssa on tavoitteena kustannussäästöt ja usein keskitytään prosessien automatisointiin. Työntekijöiden aika ei kuitenkaan mene itse asiaan vaan prosessipoikkeamien hoitamiseen. (J. Seely Brown & J. Hagel in The Power of Pull)

Yhteisöllisen, tuottavan liiketoiminnan yhtälö on vaikea ratkaista. Ainoa mikä on varmaa on se, ettei nyky-yhtälö enää toimi. Perinteisesti liiketoimintaprosessit on suunniteltu ympäristöön, jossa määritelty joukko ihmisiä tekee työtä yhdessä tietyn tehtävän parissa, toistuvaluonteisesti ja tehokkaasti. Resurssit on kiinnitetty etukäteen ja kuviota tukee tietojärjestelmä (ERP & CRM). Uudessa globaalissa liiketoimintaympäristössä vanhalla tavalla – lukitut tiimit, sementoitu prosessi, välipomot raportointikoneina, ja good-old-hierarkkinen toimintamalli – ei pitkälle pötkitä. Työn tekemisen tapoihin on tultava uudenlaista luovuutta, yhteistyötä ja joustavuutta.

Mitä neuvoksi IT- ja HR-ammattilaisille? Asiaa saattaisi edistää ja alulle laittaa terve lähestyminen riskeihin ja kontrolliin – tasapainoa riskien ja mahdollisuuksien välillä (en tietenkään kehota vastuuttomuuteen). Mutta jos tähtäät 100% riskittömyyteen, rajaat aivan varmasti myös mahdollisuuksiasi ja olet liian hidas. Lakkaa pelkäämästä virheitä, hinta on aikamoisen kova. (Virheitä) tekemällä oppii uudesta ja uutta. (PS. Tietoturvalla päähän lyönti on aivan liian helppoa, usein silkkaa laiskuutta olla selvittämättä asiaa.)

Tietohallinnoilla ja HR-osastoilla on tässä muutoksessa tärkeä rooli – ottakaa se, rakkaat ammattilaiset! Nopeat, uteliaat ja rohkeat kokeilijat saavat kilpailuedun. Ja Rakas Liiketoimintajohto, antakaa IT:lle ja HR:lle riittävästi vapauksia. Luottakaa toisiinne.

Kimurantti tilanne, monella edessä Sputnik-hetki?

Sputnik-hetki kuvasi alunperin tilannetta, jossa Neuvostoliitto päräytti Sputnik 1:lla avaruuteen ennen Yhdysvaltoja. NASA tajusi, että nyt on tuplattava panostukset, jotta saadaan heidät kiinni ja valloitetaan paalupaikka.

Samanlainen hetki voi olla edessä monella yrityksellä, joka nyt jättää kokeilematta pilvipalveluiden, mobiliteetin ja sosiaalisen median monet mahdollisuudet. Kaikilla toimialoilla herätyksen jälkeinen tuplavauhti ei riitä.

Social Media, Value Creation and the Risk of Missing Out

SummerSweet

I have been pondering and writing about the on-going change in the way we work, now and in the future. I especially love to evangelize about and to the people like myself, the middle-aged knowledge workers. A new kind of social pressure is on us.

I feel this need for change everyday in my work and in the business environments I am actively part of. Yes, I particularly chose to say feel. I have one skill I like a lot: I combine numerous signals and facts, added with intuition. And yes, I am 100% layman futurist. You may laugh at that, however there are many reason-reasons to take the social revolution seriously. Here are two recent blog articles on the topic.

Firstly, Shel Israel wrote in Forbes:

“For the most part, social media—like rock and roll—is here to stay. And organizations that continue to ignore it will simply fade away. And that is our key point (in a book The Age of Context he’s collaborating with Robert Scoble). In a very short period of time social media has risen from oblivion, and is part of the lives and work of most people in the developed world.”

Secondly, check out my friend Oscar Berg’s blog post “Time is Ripe for Social Business” in which he lists recent research about this topic. Here’s one pick from his post:

“The potential for value creation when social technologies are used to improve collaboration and communication within and across enterprises is twice as big as the value that can be created through all other uses across the value chain. Based on numerous case studies and in-depth research in four sectors (consumer packaged goods, consumer finance, professional services, and advanced manufacturing), McKinsey Global Institute analyzed the potential value that could be obtained through the use of social technologies. The total potential value at stake in these sectors is $900 billion to $1.3 trillion annually. A third of that potential comes from business function-specific applications of social technologies in product development, marketing & sales, operations, and customer support, but two-thirds would arise from using social technologies to improve the collaboration and communications of knowledge workers within these functions and across the enterprise. (McKinsey Global Institute)”

Impressive figures, one of the key notions being value creation.

The Soft and Hard Elements of Value Creation

What an interesting combination of the soft and hard elements value creation has. I cannot help reflecting back to the year 2001 when I wrote my Masters thesis about value creation in business processes. My 11-years old Analyzing Framework for Value Creation is a very simple model on how organizations are creating value; the ways of enhancing the supply chain processes, and how they can find new ways for cooperation within the business ecosystems.

A bit outdated, but I was on the right path then, wasn’t I? But wow, I had no idea about how powerful new ways of communication there will be.

Here below a not-at-all-fine-tuned picture of my old framework from 2001.

On the outer circle there’s a blend of ‘soft’ elements: Culture, Commitment, Leadership, and Strategy. The middle circle represents the two main tasks associated with managing business processes: Coordination and Integration. On the inner circle I’ve chosen three set of pairs: Infrastructure & Architecture, Relations & Processes, and Information & Knowledge. All these further having an effect on the ultimate target in the middle – Value innovation and Creation.

Kind of Social Business 1.0, or Enterprise 1.5, isn’t it?

Now we all know that the real powerful value creation happens at the edge of organizations and that requires very different management and communications practices. No news here for you.

Transformation Ahead

However, there’s one specific aspect that bothers me almost daily, and makes me work harder: How will the “professionally middle-aged” (not necessarily chronologically) knowledge workers cope, and how to work on with our attitude towards the rapid change, and further to value creation. 

I have gone a long way on my transformation path, and already feeling mostly good about the change. But of course, there are many of us who hate this, fear this and/or despise this change. Most of us conveniently somewhere in between these two. There is both healthy and not-so-healthy skepticism towards social technology and social business, regardless of the length of your career. This change comes close to your very personal sphere and therefore causes the most interesting reactions and fears. Nothing wrong with that, we need time to think, learn and unlearn. The reactions are naturally based on the personal experiences, but also on the attitude that one have towards the future change. We all do have our own way of coping with it.

On the organization level, many businesses are facing huge challenges; global competition, economic issues and insecurity, and missing the right leadership skills. From the knowledge work perspective, the people and innovation should be in the core. That requires a new kind of leadership, and strategy as well.

My pet peeve is to observe and learn from this phenomenon, and to help my fellow knowledge workers whenever I can. Finally, what about the risks? There are many, and I chose one: the risk of not taking the risk.

Risk of Missing Out – ROMO

After reading an interesting New York Times article “Turn Off the Phone (and the Tension)”, a new idea and an expression came into my mind: Risk of Missing Out. Let me explain the background first. In the article Anil Dash, a writer and entrepreneur, is speaking about “Joy of Missing Out,” or JOMO. The beauty of sharing and enjoying moments also when not present.

“There can be, and should be, a blissful, serene enjoyment in knowing, and celebrating, that there are folks out there having the time of their life at something that you might have loved to, but are simply skipping,” he wrote.

A beautiful thought. I am often jomoying.

The idea of JOMO was a continuation for FOMO, or the “fear of missing out,” a term coined by the founder of Flickr, Caterina Fake. She wrote about how social media has made us even more aware of the things we are missing out.

From JOMO and FOMO, I did think of ROMO, Risk of Missing Out.

I look at this from the knowledge worker perspective. I believe that any knowledge worker who is not active at all in social media has a huge risk of missing out…the many possibilities of the future work life, lots of learning, and an opportunity for necessary unlearning. A knowledge worker, who is not participating and collaborating in the ocean of social, will face interesting times. At least professionally, and maybe on other areas as well (as in JOMO).

We must change, adopt and adapt: the way we learn, listen, help, discuss, search, collaborate, innovate, combine, produce, and create value. For the sake of the innovation, we need to focus on knowledge flows, instead of knowledge stocks, as John Hagel wisely puts it. You might also like to read my old blog post about Systems Intelligence, by my favorite Professors Esa Saarinen and Raimo Hämäläinen. I do love their thinking.

I am not going any deeper in this right now, but please continue playing with this idea with me. I promise I will.  The value creation, innovation, knowledge work, the attitude of the professionally middle-aged, ROMO.

Can you see the connection between value creation and the social way of working? How do you feel about the idea of Risk of Missing Out, in general and especially in your work life?

Social Business, Power Balance and Trust

A 360 degree attitude on social business and networking gives you wings.  Picture credit Esa Aarnio.

A 360 degree attitude on social business and networking gives you wings. Picture credit Esa Aarnio.

I had the pleasure to be one of the guest speakers at the International Woman’s Day breakfast organised by “The Federation of Finnish Technology Industries“.

As I was speaking on that special day, I chose this topic “Woman, networking and the social technology”.  I started my presentation by making a confession: about five years ago I was pretty close to becoming a software business professional who enjoys a good flow, best practices and nice control, meaning I was stuck in my comfort zone.

I had a great team, processes in place, supporting tools implemented, and lots of ideas. I lived in a lovely illusion of control. Indeed it was working well at the time, but now afterwards it’s easy to say that for a little bit too long I overlooked one thing: huge, disruptive changes that were already in sight.

Luckily I was curious enough and started to follow some of the trends, mostly via research articles and blogosphere: cloud computing, social media and mobility. It soon started my personal transformation process: I realised that I needed urgently to both unlearn and learn.

The topics I briefly covered in my speech were Social Business, Networking 2.0, the power balance between the organisational units, and the triangle of “People, Process, Technology.”  And finally, the role women have in the social business context.

Here’s a short summary of the key topics of my speech.

Continue reading

Trust-based Collaboration and Cultural Differences

Being silent isn’t being strong. A wall sign I saw in a pub in Liverpool earlier this year.

This is a summary post of the topics I have been writing about during 2011. This has been an amazing year of social networks for me. I have learned a lot from hundreds of people around the globe. I highly value the network of the brilliant, talented, and trustworthy people I have the pleasure to collaborate with.

Thank you all for 2011, you know who you are!  

As more social business environment and the new ways of working are changing the organizations and reforming the entire business landscape  I’ll find it important and very interesting to study how we create and innovate, make decisions, and further how better mutual understanding can be created. We all know that the existing organizational structures needs a refresh, and that we, knowledge workers, should be passionate about helping our organizations to be more open, learning organizations.

One among many answers to this challenge is to focus on recognizing the value of ‘discovering’ people in your global network and further interacting and connecting with them on new levels. Naturally, different cultures and communication styles can then collide, softly or sometimes violently. Let me share a story about the Finnish way.

Continue reading

Innovation and Social Leadership

Mårten Mickos – and some source code – on the stage @ TEDxHelsinki

My brain is bubbling after the TEDxHelsinki event – a creatively built lineup of innovative speakers. The themes were exactly those I’ve been working on lately: Entrepreneurship, innovation, age & generations, and leadership. So here are random thoughts I’d like to share.

Continue reading

The Finnish Awesomeness and Entrepreneurship

Picture credit: AaltoES

Something exceptional is happening here in Finland. However I think that the foundation for that has existed a long time, only to wait its time to come. And it seems that the time is here and now. Let me explain.

I am a startup entrepreneur and I am considering myself very lucky that I have had the opportunity to follow somewhat amazing chain of events happening in the startup scene of Finland. The young crew from the Aalto University, so-called Aalto Entrepreneurship Society, has worked hard for two and half years, and finally this week they publicly proved that their vision and the actions taken truly are a very powerful force.

Continue reading

Systems Intelligence, Serendipity and Listening for the Better Decisions

A beautiful moment I managed to capture in the Helsinki summer!

I’ve earlier blogged about how I find intuition and seeing the value of the tacit knowledge as very interesting perspectives for the decision-making. As social business and new ways of working are now changing the organizations and the entire business landscape, and further adding to the complexity I’ll find it even more interesting to study decision-making and how understanding is created.

I was looking for something else from my bookshelf and found the good old book by Stephen P. Robbins “Essentials of Organizational Behavior”, and randomly checked out the chapter about individual differences in decision-making.  What I found was an interesting quadrant that describes the leadership styles related to the decision-making, it has two axes: Way of Thinking and Tolerance for Ambiguity. The four styles of decision-making are:  Directive, Analytical, Conceptual, and Behavioral.

Decision-Style Model. Source: A.J. Rowe and J.D. Boulgarides, Managerial Decision Making (Prentice Hall 1992)

Continue reading

Mental Bodybuilding for Knowledge Workers

These two beauties live with me: the one on the left have managed to develop quite good muscles, the one on the right side have a style of her own, a bit Picasso-like shape. She’s a creation by my talented ex-father-in-law Georg Korolkoff.

I stumbled upon a beautiful video about Michael Wolff, an acknowledged British graphic designer. I am not a part of the design professionals’ clan, but his message touched me. I think his way of thinking is applicable to all of us knowledge workers who are trying to cope with the changing work environment.

Continue reading

My Nostalgia Trip to Pre Social Business

As part of my unlearning and learning process towards better understanding of Social Business I’ve been thinking back the time I worked for a Swedish Supply Chain Management (SCM) company IBS.

Yes, I am recalling the attempts we made in order to build a platform for a global wholesale distribution, the concept was called as Virtual Enterprise.

It is now most interesting to follow the discussion about social business design and to find many similar perspectives.

Simultaneously with The Power of Pull, a warmly recommended read, I have been re-reading older European research about business process design (pdf), written by two Swiss gentlemen Elgar Fleisch and Hubert Österle. Already eighteen years ago (!) in 1993 they created an interesting concept of Integration Area that refers to organizational processes which are characterized by high dependency, and therefore require a high degree of coordination.

They discuss the complexity of inter-organizational networking which is associated with human interaction, organization structure, and the culture. In order to reduce this complexity, Fleisch and Österle presented the Coordination Areas. The five coordination areas that are highly dependent of each other are: Supply Chain Management, Relationship Management, Innovation, Infrastructure, and Organization Development.

Continue reading