Professori Osmo A. Wiio’n legendaarinen viestinnän laki “viestintä epäonnistuu aina, paitsi sattumalta” on aina harmittanut minua. Oma missioni on “aina voi parantaa”, ja se antaa voimaa ponnistella muutoksen eteen.

Kiinnitän automaattisesti huomiota kiinnostaviin viestinnän arkiesimerkkeihin – erinomaisiin, hyviin, huonoihin, ala-arvoisiin, helposti avautuviin ja täysin mystisiin kuvioihin.

Omassa pienessä asuinkunnassani porisee paraikaa mehevä viestintäsoppa. Osapuolina ovat aktiiviset kuntalaiset, joista osa on kaltaisiani ei-poliittisia rivikansalaisia, osa on ehdolla tulevissa kuntavaaleissa sekä lisäksi joukko nykyisiä kunnanvaltuutettuja ja kunnanhallituksen jäseniä.

Alustan puute ja dialogin vähäisyys

Kuntalaiskeskustelu tapahtuu nyt suurelta osin Facebookin kuntapolitiikka-ryhmässä sekä kunnan nimeä kantavassa avoimessa FB-ryhmässä. Muita alustoja ei ole käytössä. Parempaa odotellessa olemme Facebookin armoilla, parempi se on kuin ei mitään.

Pelottaako avoimuus ja osallistuminen päättäjiä?

Seuraamassani kuntapolitiikkaryhmässä on mukana noin 80% kunnan nykyvaltuutetuista. Suurin osa heistä seurailee hiirenhiljaa tai laittaa peukun silloin tällöin, lausumatta itse enempää.

Tämä on kiinnostava ilmiö: kuntapäättäjät ovat mukana ryhmässä, mutta eivät halua avata omia ajatuksiaan kuntalaisten suuntaan. Samalla ei tulla altistaneeksi itseä erilaisille mielipiteille eikä etenkään keskusteluun, jossa molemmat voisivat oppia toisiltaan. Ihania poikkeuksia ryhmästä toki löytyy monia.

Asukkaat hiilestyvät, kun heitä ei kuunnella

Suren tätä passiivisuutta kovasti, sillä demokratiassa dialogilla on aivan keskeinen rooli. Dialogiin antautuminen, aito kuunteleminen, tiedon avoin jakaminen ja ymmärryksen lisääminen puolin ja toisin – ovat aivan loistavia tavoitteita ja avaavat mahdollisuuksia kehittää itseään ja siinä samalla rakasta kotikuntaansa. Tässä emme ole kotikunnassani vielä onnistuneet kovinkaan hyvin. Asia harmistuttaa, joskus jopa hiilestyttää, monia.

Kolme juurisyytä

Viestintäsopassa on dialogin vähäisyyden ohella usein kolme muuta ainesosaa, juurisyytä:

1. Osin läpinäkymätön valmisteluprosessi ja päätöksenteon taustat
2. Yleinen niukka viestintälinja kuntalaisten suuntaan
3. (Viestintä)kulttuuri on jäänyt kekkosen aikaan

Yhteisön ulkoinen viestintä tekee näkyväksi sen sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen kulttuurin. Kuntasektorilla näyttäisi tässä olevan paljon kehitettävää.

Onko lakisääteisen hierarkinen organisatiomalli omiaan lisäämään kitkaa viestinnän suhteen? Mielestäni tämä ei ole mikään este, ovathan parhaat kunnat ovat erinomaisia viestinnässä ja markkinoinnissa.

Käyn lyhyesti läpi soppaa em. kolmen juurisyyn kautta:

Juurisyy 1: Päätöksenteko- ja valmisteluprosessi on osin läpinäkymätön

Kunnanvaltuuston ja kunnanhallituksen esityslistat ja pöytäkirjat syntyvät ajallaan ja kunnanvaltuuston kokousta voi monissa kunnissa jopa seurata striimin kautta. Tämä on juuri niinkuin pitääkin.

Mutta, se iso mutta, taustalla tapahtuva virkamiesvalmistelu tehdään liian usein tavalla, joka jättää toivomisen varaa. Kuntalaisten osallistaminen ei ole itsestäänselvyys vaan liikaa sattuman kauppaa.

Viestintä on vaikea laji. Viestinnän kohde, kuntalainen, kiinnittää huomiota itseä lähellä oleviin puutteisiin eikä keskimääräiseen suoritukseen. Vuoden 2020 aikana seurasimme kotikunnassani henkeä pidättäen useampaa tilannetta, jossa tiedonsaanti oli vaikeaa ja esitellystä tiedosta keskusteleminen viranhaltijoiden kanssa oli äärimmäisen tahmeaa. Lisäksi valmistelun/esitysten kyseenalaistaminen sai aikaan valtaisan porun, torun ja torjunnan.

Osa kuntapäättäjistä suuttui kritiikistä ja asettui siilipuolustukseen. Sain itsekin myllykirjeen tapaisen, jossa toivottiin, etten kirjoita viestintää koskevia kehitysehdotuksiani julkiseen Facebook-ryhmään vaan että lähettäisin sähköpostia suoraan kuntaan. Arvaatte etten moiseen suostunut.

Dialogi on avain

On surullista, että kaikki viranhaltijatkaan eivät näytä täysin ymmärtävän avoimen dialogin merkitystä vaan pysyvät suurelta osin poissa foorumeilta. Ymmärrän hyvin, että kunta ei voi toimia jokaisen kuntalaisen tai edes jokaisen puolueen toiveiden mukaisesti. Mutta dialogin kautta voi paremmin ymmärtää, miksi valittua päätöstä ollaan tekemässä ja miten kunkin kanta on otettu huomioon, tai miksi siinä ei tällä kertaa onnistuttu. Dialogista kieltäytyminen on voimakas ele, eikä sovi julkisiin virkoihin.

Tiedonsaannin assymmetria

Valtuutetut ovat aina toki kuntalaisia paremmin informoituja ja avaavat/puolustavat tekemiään päätöksiä. Meidän kuntalaisten rooliksi jää turhan usein jäädä välillä miettimään paneuduttiinko esitettyyn vaihtoehtoiseen tietoon tai väitteisiin esitysten paikkaansa pitämättömyydestä asian vaatimalla tarkkuudella.

Yksi vaikeimmista osa-alueista liittyy kustannus- ja säästöennusteisiin. Demokraattinen päätöksenteko on vaikeaa, jos valtuutetut eivät voi luottaa näiden laatuun ja puolueettomuuteen. Ulkopuolisena on vaikea aina erottaa, milloin kustannusarviot on tehty puutteellisesti ja milloin kustannusarviot on valjastettu oman agendan veturiksi.

Pahimmillaan dialogista tulee dialogin irvikuva, osallistamisteatteria, jossa hyvin myöhäisessä vaiheessa valmisteluprosessia kysytään asianosaisilta kuntalaisilta mielipidettä, liian myöhään ja tavalla, josta aistii jo ennalta, ettei tämä tule aidosti vaikuttamaan viranhaltijan tai esittelijän näkemykseen saati päätöksiin.

Juurisyy 2: Kunnan niukka viestinnän peruslinja kuntalaisten suuntaan

Dialogin rinnalla tarvitaan kuntalaisia koskevista asioista ja päätöksistä tiedottavaa systemaattista ja runsasta viestintää. Oma viestinnän mottoni on, että ei voi viestiä liikaa.

Nyt kotikunnassani, kuten monessa muussakin, on valittu niukka viestintälinja. Tällainen leimaa sekä kunnan päätöksenteon valmisteluprosesseja että esimerkiksi terveysviestintää ajankohtaiseen koronaan liittyen.

Koronaviestinnän vastuuta ollaan mieluusti tuuppaamassa maakunnalle sotevastuiden siirtymisen myötä. Viestintää tulee kuitenkin tehdä myös kotikunnassa. Kuntalaisten eniten käyttämillä somealustoilla on viestittävä koronasta systemaattisesti ja selkeästi.

Kuntien viestinnässä ollaan monasti jääty ajalle ennen digitaalisia alustoja. Tiedotteita laaditaan, mutta ne hautautuvat verkkosivun uumeniin eikä niitä jaella digitaalisten alustojen mahdollistaman laveamman mallin mukaisesti. Tiedote on yksisuuntaista viestintää.

Kunnan oman sisäisen viestinnän tila heijastuu helposti kuntalaisten suuntaan. Kun tieto liikkuu talon sisällä jouhevasti, on helpompi palvella kuntalaisia. Tässä myös resursointi vaikuttaa suuresti, se kuntapäättäjien vallassa oleva asia.

Niukka viestintälinja manifestoituu usein myös lakisääteisen tiedon jakamisessa. Lääke tähän on helppo:

1. Julkiset asiakirjat helposti saataville. Myös päätöksen tausta-aineisto silloin kun lakisääteistä salassapidettävää ei ole.
2. Hankintapäätösten informatiivisuus ja saatavuus. Lisäksi kunnan hankintaohjeen on hyvä olla napakka eikä liian väljä dokumentointivaateiden ja hankintarajojen suhteen. Väljät vaateet ja tiedon huono saatavuus ovat ristiriidassa avoimen päätöksenteon ja hyvän hallintotavan kanssa. Hankintapäätöksiä on voitava arvioida tiedon valossa, se kuuluu demokratiaan.
3. Ajantasainen ostolaskudata. Myös tämän on oltava helposti saatavilla ja tutkittavissa.

Summa summarum: on meidän kaikkien etu, että kaikki julkinen ja lakisääteinen tieto julkaistaan sopivalla tavalla ilman, että niiden perään pitää kuntalaisen erikseen kysellä.

Tämä on osa sekä hyvää viestintä- että hallintokulttuuria. Tämä parantaa pitemmän päälle päätöksentekoa ja lisää luottamusta. Tämä kuuluu suomalaiseen demokratiaan.

Juurisyy 3: Vallitseva yhteisökulttuuri viestinnän ja osallistamisen osalta on jäänyt kekkosen aikaan

Parhaimmillaan arjen toiminta saa elinvoimaa työyhteisössä vallitsevasta kulttuurista, ja pahimmillaan kulttuurilla tukahdutetaan rivistä poikkeavat ajatukset ja yksilöt. Muutoksen voi nähdä joko uhkana tai mahdollisuutena, uudistajat vs. säilyttäjät. Uudistajat saatetaan panna ruotuun säilyttäjien toimesta.

Vahvan hierarkinen johtaminen saattaa osaltaan torpata tai ainakin hidastaa kehittämistä. Mikäli yhteisön sisäinen kulttuuri on kehittymätön, vaikuttaa se myös ulkoiseen viestintään ja osallistamishaluihin. En tunne luonnollisestikaan tarkoin mitä kunkin kunnantalon seinien sisällä tapahtuu, mutta näen kirkkaasti joitain haasteita näin kuntalaisen näkövinkkelistä.

Pidän suurimpana ulospäin näkyvänä kehittämishaasteena sitä jos kunnassa ei ole vahvaa kuntalaisten osallistamisen kulttuuria. Toki valtuustossa on kuntalaisten valitsemat ihmiset päättämässä, mutta edelleenkin kuntalaisten voi olla erittäin vaikea olla mukana ja osallistua kotikuntansa kehittämiseen.

Mitä kotikunnassani on jo tehty?

Löydän kotikuntani strategialappusista tiedonmurusia osallistamisaiheesta, mutta vielä ei näy kovin aktiivista toimintaa asian ympärillä. Olen toiveikas. Kunnassa tehtiin vuonna 2020 avoin kysely, jonka tulokset kertoivat kuntalaisten tarpeesta käydä dialogia somen kautta.

Osallistamisesta sinänsä on puhuttu ainakin vuodesta 2017 asti. Vuonna 2017 asetettiin myös kuntalaisten osallistamisalusta/-työkalu osaksi yhtä strategista tavoitetta. Jäämme odottamaan tätä tai ehkäpä keksimme sillä välin jotain yhdessä.

Selvää on, että mitkään tietotekniset työkalut eivät auta jos taustalla ei ole tahtoa aitoon vuorovaikutukseen kuntalaisten kanssa. Toivon tätä halua löytyvän roppakaupalla sekä kunnissa työtään jatkavilta nykyvaltuutetuilta, valittavilta uusilta valtuutetuilta sekä muilta kuntapäättäjiltä.

Osuva kiteytys

Kotikuntamme virallisessa viestintäohjeessa edellä kuvaamani kiteytetään erittäin hyvin:

“….halutaan siirtyä yksisuuntaisesta tiedottamisesta kaksisuuntaiseen ja vuorovaikutteiseen viestintään. Kuntalainen määrittelee viestinnän tarpeen ja on tasavertainen keskustelija ja asiantuntija itseään koskevissa asioissa.”

Erinomaisen tärkeä tavoite. Toivon sydämestäni, että siitä tulee totta seuraavalla valtuustokaudella omassa kotikunnassani sekä mahdollisimman monessa muussa kunnassa ja kaupungissa.

Kaksi kysymystä lukijalle:
1) Miten sinun kotikunnassasi kuntalaisten osallistaminen on onnistunut?
2) Millaiset kanavat ovat toimineet tässä parhaiten?