Sähköpostia käytetään paremman puutteessa ihan kaikkeen sopimusasiakirjojen lähettämisestä kokousajan sopimiseen, idean pyörittelyyn ja yksittäisiin muistutuksiin. Tilanne on hiukan sama kuin pitäisi pärjätä Suomessa yksillä kengillä kesät talvet. Väitän, että all-in-one ei toimi! Sähköposti ei sovi kollaboraatiotyökaluksi, sillä vuorovaikutus jää vaillinaiseksi.

Monet sähköpostin käyttötavat ovat historian painolastia ja melko sietämättömiä. Mikä ajaa meitä moiseen? No, ainakin tottumus, korporaatiotausta, itsekkyys, ajattelemattomuus tai sähköpostin leipominen tiiviiksi osaksi jotakin organisaation prosessia.

Seuraavassa viisi väärinkäytön irtoesimerkkiä, joille voi irvistellä – ja tehdä asialle jotain:

1. Sopimukset ja sähköposti

Sähköposti on turvaton kanava tärkeän tiedon käsittelyyn. Sekä lakialan ammattilaiset että yritysjohto ovat pikkuhiljaa arvioimassa uusia tapoja työskennellä yhdessä asiakkaan kanssa sopimuksen ympärillä. Valitettavasti edelleen on aivan liian tavallista lähettää sopimusluonnos, kymmenittäin versioita ja lopullinen sopimuskin suojaattoman verkon yli sähköpostilla. Sähköpostitennis verkon yli on turvatonta ja haaskaa kaikkien osapuolten aikaa – ja varsin huono prosessi yhteistyöskentelynkin näkökulmasta.

2. Sisäinen viestintä

Organisaation sisäiset sähköpostit on kokonaan unohdettu ketterissä yrityksissä. Tilalla ovat Slack, Teams ja muut näppärät viestimet. Tämä on vähentänyt sähköpostin määrää näissä moderneissa yrityksissä aivan hurjasti. Tunnen kymmeniä onnekkaita pk-yrityksiä, joissa muutos on tapahtunut rivakasti. Korporaatiot ovat tulleet vauhdilla perässä. Sisäisessä viestinnässä koko tiimin on sitouduttava moderneihin kanaviin, jos yksi sooloilee siitä ei tule mitään. Tiedän yhden tapauksen, jossa sinnikäs sähköpostin rakastaja vastaa Slack- & Trello-viesteihin sähköpostilla.

3. To-do -ulkoistajat

Jännää itsekkyyttä edustaa tyyppi, joka lähettää aivan kaikesta muistettavasta sähköposteja toisille. Toisin sanoen, hän ulkoistaa to-do -listansa muille. Malli voi toimia hyvin hänelle itselleen, mutta tiimityötä se ei varmasti edistä ja epäilen myös sen tehoa. Veikkaanpa, että ulkoistaja joutuu kyselemään muistilappujensa perään, sillä kaikille sähköposti ei ole tiedon hakupaikka. Jaetut to-do -listat kannattaa tehdä esimerkiksi Trellolla, joka palvelee hyvin myös taskien priorisoinnissa. Ja samalla hommasta tulee läpinäkyvää koko tiimille.

4. All-in-one -uskovainen

Aivan kammottavimmillaan sähköposti toimii osalle tietotyöläisistä myös kaiken tiedon varastointipaikkana, josta sitten haetaan vimmalla haluttua tietoa. Tiedät ehkä tyypin, joka tekee kokousmuistiinpanotkin sähköpostiin ja lähettää ne itselleen! Riskienhallinnan näkökulmasta all-in-one -uskovainen on iso haaste: kun tämä tyyppi lähtee talosta tai jää ratikan alle, yrityksen kannalta oleellista tietoa jää jemmaan.

5. Yksisivuisten word-asiakirjojen liitteenä lähettäjät

Olen vastaanottanut töpöjä word-liitteitä erityisesti julkishallinnon toimijoilta. Olisiko tuossa taustalla ajatus asiakirjan printtaamisesta fyysiselle ilmoitustaululle? Olipa niin tai ei, on helvetissä heille oma paikkansa.

Arvosta toisten aikaa ja työskentele fiksusti & tietoturvallisesti

Sähköposti sopii rinnalle nykytyökalujemme joukkoon, mutta sille sopivia käyttötapoja on hyvä itse kunkin miettiä. Milleniaaleille sähköposti lienee se paikka, jonne salasanat palautetaan 🙂

Koetan osaltani arvostaa toisten aikaa ja mietin sekä kahden- että monenvälisessä viestinnässäni mikä on juuri tähän paras kanava ja työkalu. Onko nopeampi/hitaampi tai asynkroninempi/synkronisempi kanava istuvampi tilanteeseen? Onko tieto, jota olen lähettämässä luottamuksellista? Tarkkaile omaa viestintääsi viikon ajan, kokeile uusia kanavia ja huomaat ehkä muutoksen?

Toivon sydämestäni, että sähköpostin väärinkäytön kausi on lopuillaan.

Riitta

(Disclaimer, josta on ylpeä: olen mukana yrityksessä, jolla ainakin sopimusten ja kokousten hallinnan sähköpostihaasteesta pääsee eroon kertaheitolla.)